Quản lý hàng hóa tránh thất thoát

Vấn đề đau đầu nhất của các nhà quản lý là “Làm thế nào tránh mất mát về hàng hóa?”. Đến thời điểm hiện tại, đó vẫn là 1 dấu hỏi khá lớn mà chưa có lời giải đáp hoàn thiện. Nhưng với gần 10 năm tư vấn về lĩnh vực quản lý bán hàng cho các hệ thống cửa hàng và siêu thị, tôi xin cung cấp một vài kinh nghiệm cơ bản của bản thân với mong muốn góp phần giảm bớt gánh nặng mà các nhà quản lý đang gặp phải .

Để tránh bị mất mát thì chúng tôi chia làm 2 nhóm các nguyên nhân:

Nguyên nhân bên trong và nguyên nhân bên ngoài

Nhóm nguyên nhân bên trong gồm:

-  Quy trình quản lý kho hàng và cách phân cấp phân quyền chưa rõ ràng từ đó dẫn đến việc

• Kiểm kê hàng hóa không chính xác
• Dán mã hàng hóa nhầm hàng đó là việc mang tem của mặt hàng này dán nhầm sang tem của mặt hàng khác
• Trưng bày lộn xộn khi tìm kiếm hàng hóa trở nên rất khó khăn
• Lơ là trong khâu kiểm soát dẫn đến chính nội bộ làm thất thoát
• Mất hàng do chính sách khuyến mại và thẻ của khách hàng bị nhân viên tận dụng xử lý. Ví dụ một khách lẻ đến nhưng nhân viên khai báo là khách VIP để giảm giá đút tiền vào túi cá nhân.
• Mất cắp do nhân viên nhận tiền của khách nhưng lại không nộp lại

Nhóm nguyên nhân bên ngoài

- Mất cắp bởi những khách hàng vào quầy ( Đối với những mặt hàng nhỏ dể bỏ túi khách hàng thường lấy luôn mà không qua quầy tính tiền.)

- Đối với hàng thực phẩm ăn liền có thể mất cắp do chính khách hàng sử dụng tại chỗ trong siêu thị

- Khách hàng sử dụng thủ thuật bóc tem của mặt hàng rẻ tiền dán lên mặt hàng đắt tiền để nhân viên tính tiền bị sai

Nhìn vào danh sách các nguyên nhân chúng ta thấy có đến 70% là mất mát do nguyên nhân bên trong điều đó có nghĩa là chúng ta hoàn toàn có thể khắc phục được nếu bài toán quản lý nội bộ được xây dựng một cách khoa học. Tôi có một người bạn, anh ta tự tin nói với tôi là sau hơn 3 năm quản lý cửa hàng chưa bao giờ mất lấy một mặt hàng nào. Tôi chỉ cười và nói với anh ta thế hiện tại anh có biết số lượng hàng tồn trong kho cụ thể của anh là bao nhiêu không? Anh ta bảo tất cả nó đều nằm trong cửa hàng chứ có đi đâu đâu mà mất được. Sau khi nghe anh ấy nói vậy tôi đã làm một cá cược nhỏ với anh ta rằng:  Nếu tôi chọn 5 mặt hàng bất kỳ trong cửa hàng của anh ta và tiến hành kiểm kê theo sổ sách chắc chắn tôi phát hiện ít nhất 1 mặt hàng bị mất. Một kết quả không thể tin nổi đó là 5 mặt hàng mà tôi chọn kiểm kê có đến 3 mặt hàng đã bị sai về số lượng. Điều này một lần nữa nói lên những người quản lý nói rằng mình không bị thất thoát hay mất mát chẳng qua họ không nắm được số lượng tồn thực tế đồng thời không có cơ sở để xác định mất mát mà thôi.

Vậy làm thế nào để có thể tránh được những mất mát và thất thoát khi quản lý một siêu thị hoặc một cửa hàng hay đơn thuần là một tiệm tạp hóa?

Chúng ta hãy nhìn vào những nhóm nguyên nhân phía trên và bắt đầu đi xử lý từng nguyên nhân một:

Làm thế nào để kiểm kho hiệu quả và chính xác?

Đây là nguyên nhân mà các hàng hóa được để một cách lộn xộn mất kiểm soát ngay từ ban đầu theo thời gian số lượng hàng hóa bắt đầu tăng lên việc nhập hàng mới và hàng cũ được xếp lộn vào nhau. Mặt hàng thì không khai báo mã vạch , khi có tiến hành kiểm kho cũng vô cùng khó. Để tránh được nguyên nhân kiểm kho không chính xác thì ngay từ khi thành lập siêu thị hoặc cửa hàng phải phân kệ phân khu rõ ràng quy định rõ nơi nào để hàng gì trên nguyên tắc dể thấy, dể tìm và dể kiểm tra.

Đối với những siêu thị mà hiện nay đang hoạt động và gặp phải tình trạng lộn xộn trên cần phải làm những bước sau đây:

Bước 1: Tạo thêm một kho tạm để kiểm hàng có nghĩa là sẽ cho tất cả hàng hóa vào kho tạm này chỉ để lại những mặt hàng đã bày trên kệ đúng số lượng và đúng vị trí.

Bước 2: Tiến hành kiểm hàng ở kho tạm và dán mã thông qua việc sử dụng phần mềm để quản lý, mặt hàng nào được dán mã và kiểm thì sẽ chuyển ra trưng bày đúng vị trí

Bước 3: Đẩy số liệu vào phần mềm và lên báo cáo chốt tồn theo thời điểm

Nếu bạn làm được điều này thì siêu thị hoặc cửa hàng của bạn vẫn hoạt động bình thường trong khi kiểm kho vì tất cả hoạt động kiểm kho đều được làm phía trong của kho tạm không liên quan đến bên ngoài. Như vậy sẽ không làm ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của bạn

Làm thế nào để tránh mất hàng bởi khách hàng?

Sau khi các sản phẩm đã được đánh mã và dán mã vạch cẩn thận để tránh tình trạng khách hàng bóc mã giá rẻ dán sang mã giá đặt khi các bạn mua tem in mã vạch nên sử dụng loại tem vỡ ( Cái này các bạn có thể tham khảo ở các công ty cung cấp thiết bị mã vạch và phần mềm như công ty ATO http://www.ato.vn )

Tiếp đến các bạn nên lắp đặt hệ thống camera theo dõi số lượng không cần nhiều các vị trí nhất thiết phải lắp đó là :

Quầy thu ngân ( Theo dõi cả thu ngân và khách hàng với tình trạng mang hàng không thanh toán hoặc thanh toán mà không vào phần mềm)

Các nơi có trưng bày những mặt hàng nhỏ dể bỏ túi ( Cách tốt nhất là những mặt hàng kiểu này cần để gần quầy thu gân

Trang bị thêm tem an ninh chống trộm dán lên những mặt hàng có giá trị lớn để khi khách hàng có ý định mang hàng ra mà chưa được thanh toán và khử từ trên tem an ninh chống trộm thì hệ thống báo động sẽ phát huy tác dụng

Kết luận : Để bạn có thể kiểm soát hàng hóa tốt và chính xác bạn cần phải làm các việc sau

- Xây dựng quy trình quản lý kho chặt chẽ phân công công việc rõ ràng có ký bàn giao

- Lựa chọn một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp ( Ví dụ  sản phẩm Smart.Net của Công ty ATO)

- Trang bị đầu đọc mã vạch và máy in mã vạch và thiết bị kiểm kho

- Lắp đặt camera và hệ thống an ninh chống chộm

Chúc các bạn có một phương pháp quản lý hàng hóa thật tốt để tránh những mất mát gây thiệt hại cho doanh nghiệp