Phần mềm: viết theo yêu cầu hay mua đóng gói.

Trông cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, là giám đốc, quản lý, anh chị trăn trở muốn:

• Ứng dụng phần mềm vào quản trị.
• Tự động hóa các quy trình thủ công nhàm chán dễ sai sót.
• Kiểm soát số liệu tức thì mọi lúc mọi nơi thay vì phải gọi về cho kế toán, thủ quỹ.
• Xem được biểu đồ tăng trưởng của doanh nghiệp theo thời gian.

Chính xác, là những nhu cầu đó sẽ được đáp ứng tốt nhất nếu anh chị ứng dụng phần mềm vào quy trình quản lý doanh nghiệp.

Thế nhưng trên thị trường có thượng vàng hạ cám đa dạng, anh chị không khỏi boăn khoăn. Lựa chọn tự phát triển phần mềm theo yêu cầu hay mua một phần mềm đóng gói có sẵn trên thị trường.

Thực ra thì, sự lựa chọn nào cũng tốt cả. Mỗi sự lựa chọn sẽ phù hợp cho một nhóm đối tượng, tôi xin được phép tóm tắt như sau:

PHẦN MỀM ĐÓNG GÓI

ƯU ĐIỂM

• Chi phí thường sẽ rất rẻ: Vì phần mềm đó được thiết kế một lần rồi bán cho nhiều người.
• Có những tính năng thông dụng: Vì phần mềm này nhằm đáp ứng cho đại trà số đông, nên những tính năng phổ biến sẽ có mặt trong phần mềm đóng gói. Dù anh chị có cần hay không?
• Nhanh chóng sử dụng: Sau khi dùng thử anh chị có thể mua và sử dụng ngay.

NHƯỢC ĐIỂM:

• Các tính năng có thể không khớp với nhu cầu thực tế: vì căn bản loại phần mềm này không phải thiết kế riêng cho anh chị. Nên nhà phát triển sẽ phát triển những tính năng chung nhất mà anh chị có thể sử dụng.
• Khó phát triển thêm tính năng: Sau khi sử dụng một thời gian, anh chị muốn có thêm tính năng, ví dụ như làm một báo cáo, hay thay đổi các trường dữ liệu. Đơn vị cung cấp phần mềm sẽ khó đáp ứng cho anh chị vì: có thể nền tàng này được phát triển từ rất lâu đời, không còn người bảo trì, và không thể bảo trì với một khoản chi phí thấp như gói bán đại trà.

PHẦN MỀM VIẾT THEO YÊU CẦU

NHƯỢC ĐIỂM:

• Chi phí sẽ cao: vì phần mềm này được viết riêng cho anh chị. Theo quy trình của anh chị thay vì doanh nghiệp của anh chị theo một quy trình chung.
• Tốn nhiều thời gian: Đơn vị phát triển phần mềm cử cán bộ kỹ thuật đên khảo sát quy tình của anh chị, báo giá, thi công, thử nghiệm, sửa lỗi cho phù hợp rồi nghiệm thu.

ƯU ĐIỂM

• Phù hợp với anh chị: Vì phần mềm này viết riêng cho anh chị. Nên ở đó anh chị sẽ tìm thấy chính xác những gì mình cần.
• Dễ phát triển, bổ sung tính năng: Vì thời gian và chi phí phù hợp trên nền tảng dành riêng cho anh chị. Nên việt phát triển bổ sung tính năng rất dễ dàng.
• Sẽ được lợi về lâu dài: Chi phí ban đầu có vẻ hơi nhiều nhưng về lâu dài anh chị sẽ được lợi trên hiệu suất công việc của doanh nghiệp mình.
• Xem thêm ưu điểm của việc viết phần mềm theo yêu cầu tại đây.

 SỰ LỰA CHỌN CỦA ANH CHỊ

Qua phân tích trên, mỗi mô hình đều có ưu điểm và nhược điểm của riêng mình. Đến đây, thiết nghĩ anh chị đã có lựa chọn riêng cho mình. 

Lựa chọn phần mềm đóng gói: Anh chị nên cẩn thận lựa chọn đơn vị uy tín. Sản phẩm của họ có độ trưởng thành cao và được thị trường chấp nhận như Misa, Fast cho lĩnh vực kế toán. Họ có chính sách cam kết về dữ liệu, bảo mật nếu anh chị lưu trữ dữ liệu trên hosting của họ. Và các chính sách khi không dùng nữa, thì dữ liệu sẽ được trả lại thế nào, phần mềm ra sao....

Lựa chọn phần mềm viết theo yêu cầu: Đây là công việc không đơn giản, nên anh chị cần tìm đơn vị có thâm niên cao. Trưởng dự án phải là người có am hiểu về kỹ thuật, chuyên ngành phần mềm và chuyên môn trong lĩnh vực anh chị đang hoạt động. Trên hết, họ có đang phát triển một nền tảng và làm chủ công nghệ hay không. Khi viết theo yêu cầu, thì quy trình anh chị cũng nên được chuẩn hóa rõ ràng. Anh chị cũng nên cắt cữ một người đại diện để theo dõi tiến độ dự án và có kế hoạch triển khai tốt.

Tôi xin lấy vị dụ mua quần áo để anh chị dễ hình dung. Nếu đơn giản thì anh chị có thể ra cửa hiệu mua một bộ, đẹp chi phí cũng chấp nhận được. Nếu ai kỹ hơn, biết một hiệu may uy tín đẹp có tâm thì, anh chị mua khúc vải mình yêu thích mang đến đó nhờ thợ lấy các số đo, chọn kiểu và may riêng cho anh chị một bộ cánh vừa vặn. Thời gian và chi phí cho giải pháp này sẽ cao hơn. Nhưng mặc đẹp hơn. Với những bộ cánh mang tính trịnh trọn như veston hoặc váy cho những sự kiện quan trọng thì chắc anh chị sẽ cân nhắc kỹ hơn về sự lựa chọn này.