Quản lý hàng tồn kho trong bán lẻ

Kiểm soát hàng tồn kho là một trong những nhiệm vụ tốn thời gian nhất mà bạn sẽ phải đối mặt khi vận hành cửa hàng bán lẻ. Bạn sẽ bỏ ra một lượng thời gian đáng kể để theo dõi hàng tồn kho, trừ phi bạn có lượng sản phẩm rất ít. Mặc dù đòi hỏi công việc và kỷ luật để duy trì, việc quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp bạn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách dễ dàng hơn – chìa khóa để phát triển doanh nghiệp thành công.

Dưới đây là một số lợi thế của việc quản lý hàng tồn kho tốt:

- Kiểm soát thất thoát: Nếu không quản lý hàng tồn kho, sẽ không thể biết liệu bạn có đang bị lừa gạt bởi khách hàng hoặc nhân viên hay không cho đến khi mọi thứ đã quá muộn.

- Dịch vụ khách hàng: Bạn có thể tránh khỏi bị hết hàng, có thể xác định xem các mặt hàng còn tồn kho hay không và xác định vị trí dễ dàng hơn nếu bạn theo dõi. Bạn cũng có thể xác định mặt hàng nào đã hết, mức giá và nhà sản xuất của chúng.

- Quản lý tài chính: quản lý hàng tồn kho giúp theo dõi xem bạn đang làm mọi việc như thế nào. Sẽ chẳng còn ý nghĩa nếu bạn trải qua cả năm trời mà không biết về tình trạng hàng tồn kho của mình.

- Theo dõi sản phẩm: Bạn có thể theo dõi các mặt hàng cụ thể và loại bỏ hàng ế bằng cách khuyến mại hoặc giảm giá.

Sử dụng phần mềm để quản lý hàng tồn kho

Rất nhiều chương trình phần mềm máy tính dùng để quản lý hàng tồn kho có sẵn trên thị trường, một số tương đối rẻ tiền. Nhiều phần mềm cho phép bạn in và đọc nhãn mã vạch, in hóa đơn, cung cấp đầy đủ các báo cáo và thống kê.

Một bất lợi khi dùng phần mềm quản lý hàng tồn kho trọn gói là không sử dụng được mã số hàng tồn kho có liên quan giữa một mặt hàng đến một sản phẩm và nhà cung cấp cụ thể. Bạn luôn có thể tìm kiếm thông tin trong hệ thống, nhưng nó không minh bạch về mã số hàng tồn kho và bạn có thể không đủ thời gian để tìm cho ra nó trong khi bạn đang chờ đợi khách hàng.

Bạn cũng có thể sử dụng một chương trình cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như Microsoft Access, để quản lý hàng tồn kho. Chương trình này có thể xử lý hầu hết các loại mã sản phẩm được mô tả, nhưng chúng sẽ đòi hỏi kỹ năng máy tính nhiều hơn để phát triển xa hơn so với phần mềm trọn gói. Bạn cũng sẽ phải tự xây dựng báo cáo và phân tích thống kê của riêng mình.

Nếu bạn không thoải mái với việc sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho, bạn có thể bắt đầu với một hệ thống thẻ. Bạn có thể mua thẻ kho in sẵn từ một cửa hàng cung cấp văn phòng phẩm, trên đó có khoảng trống để điền mã hàng, mô tả, nhà cung cấp, chi phí, giá bán, ngày lưu kho, lượng nhập và lượng xuất.

Khi một mặt hàng mới nhập kho, bạn sẽ gán cho nó một mã hàng tồn kho duy nhất, rồi nhập vào mô tả, chi phí, giá bán và số lượng hàng tồn kho ban đầu của bạn trên thẻ kho. Một hệ thống mã hóa đơn giản sử dụng mã số, với vài chữ số đầu tiên là viết tắt từ tên của nhà cung cấp, tiếp theo là mã số mặt hàng. Ví dụ, các mặt hàng từ một công ty có tên ABC có thể được mã hóa là ABC-1, ABC-2 và tương tự. Khi bạn bán một mặt hàng, hãy viết mã hàng tồn kho lên phiếu xuất kho. Vào cuối ngày, cập nhật các thẻ kho từ phiếu xuất kho.

Thậm chí nếu bạn sử dụng một hệ thống máy tính, bạn vẫn có thể sử dụng cùng loại phiếu xuất kho, mã hàng hóa, niêm yết hàng ngày và các hệ thống định giá. Sự khác biệt duy nhất là bạn sẽ nhập vào doanh số bán hàng ngày và các khoản thu trên một bản in do máy tính tạo ra, sau đó bạn sẽ nhập vào máy tính hàng tuần hoặc hàng tháng. Mỗi tháng, cập nhật hàng tồn kho và tạo ra một bản in mới cho tháng tiếp theo.

Đưa ra chính sách quản lý hàng tồn kho

Khi bạn đã hiểu được cơ chế của hệ thống kiểm kê, bạn sẽ cần phải thiết lập một số chính sách quản lý hàng tồn kho. Việc thu thập kiến thức về hàng tồn kho là vô dụng, trừ phi bạn sử dụng nó để cải thiện doanh số bán hàng và lợi nhuận cho cửa hàng của bạn. Hãy theo dõi các chỉ số sau:

- Các mặt hàng bán chạy và có số dư tồn kho thấp: Với loại mặt hàng này, bạn sẽ thấy hữu ích khi thiết lập và ghi rõ trên thẻ kho hoặc bảng tính máy tính một hạn mức đặt hàng lại được kỳ vọng.

- Các mặt hàng bán chậm đã tồn kho trong thời gian dài: Trừ phi đây là những mặt hàng theo mùa sẽ bán được sau đó, bạn nên xem xét việc giảm giá để di chuyển chúng ra khỏi kho, từ đó bạn có thể đầu tư vào các mặt hàng luân chuyển nhanh hơn.

- Các mặt hàng bán chạy có doanh số bán hàng tăng lên: Đối với các mặt hàng này, bạn nên tăng số lượng đặt hàng hoặc đưa ra một lượng đặt hàng đặc biệt để tận dụng lợi thế của việc tăng doanh số.

- Hoạt động kiểm kê cuối cùng là kiểm kê thực tế hàng năm: Điều này là cần thiết để quản lý tài chính của cửa hàng một cách thận trọng và không nên bỏ qua. Bạn phải làm điều này vào cuối năm tài chính của bạn, hầu như luôn là năm dương lịch.

Để bắt đầu, hãy tạo ra các danh sách từ các hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn trước khi kiểm kê thực tế và sử dụng chúng để kiểm đếm. Những danh sách này bao gồm mã hàng, chi phí cho mỗi mặt hàng và số lượng hàng tồn kho được hiển thị trên bản ghi, cùng với khoảng trống cho kiểm kê thực tế và tổng giá trị của mặt hàng đó trong kho.

Sau khi kiểm đếm, tính toán giá trị bằng cách nhân chi phí với số lượng thực tế. Sau đó, cộng tổng cột này cho tất cả các mặt hàng để có được tổng giá trị hàng tồn kho. Với một hệ thống thủ công, bạn sẽ làm điều này bằng tay, nhưng phần mềm quản lý hàng tồn kho trên máy tính có thể tính toán các giá trị cùng với sự khác biệt giữa tồn kho thực tế và ghi lại. Bằng cách so sánh tồn kho, bạn sẽ nắm được sự thất thoát của hàng hóa thông qua hành vi trộm cắp hoặc mất mát.

(Tổng hợp từ www.entrepreneur.com)