Cách lựa chọn phần mềm quản lý

ới cuộc sống ngày càng bận rộn như ngày nay, đặc biệt là vì sự phát triển nhanh chóng của công nghệ mà lĩnh vực kinh doanh hay quản lý cũng chịu sự thay đổi tương ứng. Thay vì cách thức quản lý bằng máy tính tiền như trước đây thì những nhà làm kinh doanh hiện đại đã lựa chọn cho mình một phương thức quản lý thông minh và hiệu quả hơn nhiều với phần mềm quản lý bán hàng. Vậy như thế nào là một phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hay một phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất cần thỏa mãn được những yếu tố nào ?

1. Nhu cầu về quản lý
Dù cho bất cứ loại phần mềm nào nói chung hay phần mềm quản lý bán hàng nói riêng, khi muốn trả lời là phần mềm đó tốt nhất hay không thì điều này chưa hẳn là nằm ở phía bản thân phần mềm đó mà nó nằm ở việc phần mềm đó đáp ứng được nhu cầu của khách hàng hay người làm kinh doanh như thế nào. Chỉ khi tất cả những yêu cầu của người làm kinh doanh đều được thỏa mãn bởi phần mềm đó thì khi ấy mới có thể nói đó là phần mềm hay phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất.

Quản lý kho

Một trong những nhu cầu quản lý hàng đầu của những người làm quản lý đó là quản lý kho hay quản lý nguyên vật liệu đầu vào. Làm thế nào để có thể kiểm soát được một cách nhanh chóng và chính xác nhất những mặt hàng đang bán chạy, hàng đang bán ế, hàng gần hết hay hàng còn. Bạn không thể quản lý được tất cả những yếu tố này với những công cụ quản lý thông thường và đặc biệt là bằng sổ sách. Ngoài ra đối với một quán café hay nhà hàng thì vấn đề về quản lý nguyên vật liệu, tránh thất thoát là một yêu cầu thường nhật và rất quan trọng. Một phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất là phần mềm giúp khách hàng giải quyết được tất cả những nỗi lo này.

Quản lý cửa hàng theo chuỗi

inh doanh theo chuỗi cửa hàng là xu hướng mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang hướng đến. Mặc dù mỗi cửa hàng thì đều có những đặc trưng riêng về màu sắc, phong cách cũng như điểm mạnh khác biệt về thương hiệu nhưng nhìn chung thì chúng có một vài đặc điểm chung như: chuẩn hóa về chất lượng sản phẩm, dịch vụ, tận dụng lợi thế về quy mô để gia tăng lợi nhuận, địa điểm cửa hàng chiếm vị trí quan trọng và cuối cùng là hướng tới Franchise (nhượng quyền thương hiệu hay nhượng quyền thương mại).

Từ những cái tên ngoại đã đình đám trên thị trường như Highlands Coffee, The Coffee Bean and Tea Leaf đến những tên tuổi trong nước là Phở 24, Trung Nguyên Coffee…đã khẳng định được sức mạnh về kinh tế mà mô hình này có thể mang lại cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, xây dựng và phát triển được thương hiệu cho những mô hình này lại là một câu chuyện, một bài toán kinh tế khá khó khăn cho doanh nghiệp mới gia nhập thị trường vốn dĩ còn non yếu về cung cách quản lý. Bên cạnh việc doanh nghiệp phải thiết lập một hệ thống chuẩn hóa về chất lượng sản phẩm và dịch vụ, một chiến lược dài hơi về marketing và thương hiệu thì một vấn đề đặt ra cho doanh nghiệp nữa là làm thế nào để tối ưu hóa được hoạt động quản lý của tất cả các cửa hàng trong chuỗi, quản lý tiện lợi, thống nhất, có sự đối chiếu nhanh chóng giữa các cửa hàng và đặc biệt là giảm thiểu tối đa chi phí vận hành trong quản lý.

Dù bạn có muốn hay không thì bạn không thể dám chắc là trong tương lai bạn sẽ không mở rộng cửa hàng kinh doanh hay phát triển công việc kinh doanh của mình. Vấn đề đặt ra là bạn cần một công cụ quản lý có thể giúp bạn tối ưu hóa được hiệu quả quản lý theo mô hình kinh doanh dạng chuỗi này. Đã đến lúc bạn cần một phần mềm quản lý bán hàng, mà không đó phải là phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện có.

Quản lý nhân viên

Ngoài những nhu cầu về quản lý như quản lý kho, quản lý cửa hàng theo chuỗi thì một vấn đề tiếp theo nữa là làm thế nào để quản lý nhân viên của bạn một cách hiệu quả nhất. Một phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất sẽ cho phép bạn tối ưu hóa được yếu tố này. Bằng cách nào ?

Phân quyền chi tiết theo chức năng trong quản lý là một trong những chức năng quản lý vượt trội mà phần mềm này có thể mang lại. Chức năng này cho phép bạn phân chia những quyền hạn khác nhau cho những nhân viên ở những bộ phận khác nhau. Mỗi nhân viên với những vị trí khác nhau sẽ chỉ được giới hạn thực hiện một số hoạt động nhất định trên phần mềm này. Theo đó, nhân viên kế toán chỉ được thực hiện các hoạt động liên quan tới chọn loại hàng, thu chi… nhân viên kho thì chỉ được phép nhập hàng, kiểm hàng…Tất cả những quyền hạn này sẽ do quản lý giới hạn và kiểm soát. Với hình thức này nhà quản lý không những có thể đánh giá được vai trò, khả năng hoàn thành công việc của từng nhân viên để từ đó có chính sách xử phạt hay khen thường hợp lý mà còn giữ được tính bí mật đối với những bộ phận khác nhau. Ngoài ra chức năng này còn cho phép người quản lý hạn chế đến mức tối đa những hành vi lạm quyền, hay gây thất thoát cho các đơn vị kinh doanh. Thật tuyệt vời phải không nào.

Quản lý từ xa

Theo như một khảo sát gần đây nhất của một công ty nghiên cứu thị trường tại Việt Nam thì sau khi khảo sát hơn 1000 người làm quản lý, chủ kinh doanh về việc “Bạn có mong muốn được quản lý cửa hàng của mình mà bạn không cần phải trực tiếp tới địa điểm đó hay không?” thì hầu hết kết quả nhận được là Có. Điều này cũng khá dễ hiểu nếu bạn cũng là người muốn tối ưu hóa hoạt động quản lý, tiết kiệm công sức, thời gian hay mở rộng công việc kinh doanh của mình.

Một phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất là bên cạnh việc cung cấp cho bạn một phương thức quản lý trên nhiều phương tiện khác nhau thì với việc vận dụng triệt để những ứng dụng của công nghệ đã giúp bạn có thể quản lý công việc kinh doanh của mình từ bất cứ nơi đâu mà bạn tới. Cho dù là bạn đang ngồi với bạn bè ở quán café, đang đi chơi ở bãi biển vào những ngày cuối tuần hay bạn đi công tác xa ở nước ngoài chẳng hạn thì bạn vẫn có thể đăng nhập vào hệ thống và kiểm soát tất cả mọi công việc một cách bình thường bởi dữ liệu của bạn được lưu trữ trên đám mây, không phải trên một máy tính cố định nào đó.

Nếu bạn là người đang bận rộn với công việc kinh doanh, bạn tham gia vào nhiều dự án kinh doanh hay bạn đang mong muốn mở rộng công việc kinh doanh hiện tại mà vẫn không bỏ lỡ bất cứ biến động nào trong kết quả kinh doanh thì hãy để những công cụ quản lý như vậy ở bên bạn và hỗ trợ bạn giải quyết tất cả những mối lo đó.

Quản lý doanh thu

Ngoài những nhu cầu như quản lý kho, quản lý nhân viên, quản lý chuỗi cửa hàng, quản lý cửa hàng từ xa thì một tính năng nữa mà một phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất sẽ mang lại cho bạn đó là kiểm soát các hoạt động như chi phí, lợi nhuận, doanh thu chỉ bằng một cú click chuột. Việc cập nhật những hoạt động này một cách nhanh chóng và chính xác sẽ giúp người làm quản lý đưa ra được những quyết định hay phương hướng kinh doanh đúng đắn nhất.

2. Nhu cầu về bán hàng

Bạn có thể hiểu đơn giản phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất là phần mềm bao gồm hai yêu cầu chính đó là quản lý tốt nhất và bán hàng tốt nhất. Mặc dù quản lý là yêu cầu hàng đầu đối với một phần mềm quản lý bán hàng tuy nhiên khía cạnh bán hàng cũng là yêu cầu không kém phần quan trọng. Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý được tích hợp với hệ thống làm marketing nhằm mục đích đẩy mạnh thương hiệu của bạn tới khách hàng để từ đó bạn có thể bán được nhiều hàng hơn và doanh thu cao hơn.

Phần mềm quản lý kết hợp với marketing cho thương hiệu của bạn trên các trang địa điểm, phần mềm quản lý kết hợp hệ thống gửi email hay sms tự động là những giải pháp hiệu quả dành cho bạn.

3. Đơn giản khi sử dụng
Nhiều lúc công việc của bạn rất bận. Bạn một lúc phải quản lý nhiều cửa hàng cho nên bạn ngại những phần mềm có cài đặt, sử dụng phức tạp và mất nhiều thời gian để làm quen. Phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất phải là phần mềm dễ sử dụng nhất và tiện lợi nhất trong quản lý. Bằng việc tận dụng tối đa những yếu tố về kỷ thuật, kinh doanh và công nghệ một phần mềm như vậy đã được làm đơn giản hóa giao diện cũng như những thao tác quản lý trong suốt quá trình làm việc để từ đó giúp cho bạn làm chủ được một công cụ quản lý tốt nhất có thể.

4. Ứng dụng công nghệ tốt nhất
Ngoài tất cả những yếu tố nói trên thì nếu đã gọi là phần mềm thì bản thân phần mềm phải thỏa mãn được yếu tố về công nghệ. Những phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay hầu hết đã đạt được yêu cầu này. Công nghệ điện toán mây là ứng dụng mới nhất trên thị trường được đưa vào hoạt động quản lý kinh doanh.

Điện toán đám mây được hiểu đơn giản là hình thức tính toán, lưu trữ, phân tích, quản lý dựa trên nền tảng internet và sử dụng các công nghệ máy tính. Đám mây là hình ảnh ẩn dụ cho mạng internet và cũng là sự trừu tượng cho những cơ sở hạ tầng khá phức tạp mà nó che giấu. Kiến trúc một đám mây sẽ bao gồm: nền tảng đám mây (Cloud Platform), dịch vụ đám mây (Cloud Service), cơ sở hạ tầng đám mây (Cloud Infrastructure) và lưu trữ đám mây (Cloud Storage).

Một số lợi ích mà công nghệ này đã mang lại như:

• Tiết kiệm chi phí
• Tiện lợi trong quản lý
• Tính bảo mật
• Dễ dàng theo dõi
• Đơn giản trong thao tác và lưu trữ
• Tránh những rắc rối về mặt kỷ thuật
• Tính cập nhật và thích ứng cao.