Kinh nghiệm trong quản lý hàng tồn (P.2)

Trong phần 1, chúng ta đã cùng tìm hiểu 2 yếu tố quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho là duy trì đủ lượng hàng và tránh dư thừa. Hãy tiếp tục với những yếu tố khác trong phần 2 này.

Hàng tồn kho và dòng tiền

Vấn đề dòng tiền là khó khăn phổ biến nhất mà các doanh nghiệp nhỏ gặp phải và chúng thường là dấu hiệu đầu tiên của khó khăn tài chính nghiêm trọng ở phía trước. Theo ông Rao, việc ràng buộc tiền trong hàng tồn kho có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến dòng tiền của công ty nhỏ.

Để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, hãy ưu tiên cho nhu cầu hàng tồn kho của bạn. Ban đầu thì có vẻ như các mặt hàng đắt tiền nhất trong kho của bạn sẽ nhận được sự chú ý nhiều nhất. Nhưng trên thực tế, các mặt hàng ít tốn kém nhưng có tỷ lệ doanh thu cao hơn sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn nhiều hơn so với các mặt hàng tốn kém.

Chia hàng tồn kho thành các nhóm A-B-C, tùy thuộc vào tác động giá trị mà chúng có đối với công ty (không phải giá trị thực tế của chúng). Sau đó bạn có thể tích trữ nhiều mặt hàng quan trọng A trong khi vẫn giữ các mặt hàng B và C ở mức dễ quản lý hơn. Đây được gọi là phương pháp tiếp cận ABC.

Thông thường, có đến 80% doanh thu của công ty chỉ đến từ 20% sản phẩm. Những công ty tôn trọng “nguyên tắc 80-20″ này đều tập trung nỗ lực của họ vào 20% mặt hàng chủ chốt đó. Một khi bạn hiểu được mặt hàng nào là quan trọng nhất, bạn sẽ có thể cân bằng nhu cầu với chi phí, để chỉ tích trữ đủ những gì bạn cần ở một mặt hàng nhất định.

Theo dõi hàng tồn kho

Một hệ thống theo dõi hàng tồn kho tốt sẽ cho bạn biết những hàng hóa nào còn trong kho, những gì cần đặt hàng, khi nào hàng sẽ đến và những gì bạn đã bán ra. Mặc dù phương pháp thủ công vẫn có vị trí của mình, rất nhiều doanh nhân ngày này đã tìm ra rằng công nghệ thông tin đem đến cho họ phạm vi thông tin rộng hơn với nỗ lực ít hơn. Bạn thậm chí có thể kiểm soát hàng tồn kho ngay tại quầy tính tiền với hệ thống phần mềm quản lý bán hàng (point of sale – POS). Phần mềm POS ghi lại mỗi lần bán hàng khi nó diễn ra, do đó hồ sơ kiểm kê của bạn luôn luôn được cập nhật.

Những tính năng cần cân nhắc đối với hệ thống POS bao gồm:

- Dễ sử dụng: Hãy tìm phần mềm nào có giao diện đồ họa thân thiện với người dùng.

- Ghi nhận thông tin bán hàng: Hầu hết các hệ thống đều cho phép bạn nhập mã hàng tồn kho bằng tay hoặc tự động thông qua máy quét mã vạch.

- Giá cả: Các hệ thống POS thường cung cấp nhiều cách khác nhau để theo dõi giá cả, bao gồm cả lượng tiền thêm vào, tỷ lệ % chi phí, tỷ lệ % lợi nhuận và các công thức tùy chỉnh. Ví dụ, nếu bạn giảm giá nhiều mặt hàng, bạn có thể thiết lập các mức giá cho mỗi mặt hàng.

- Cập nhật thông tin sản phẩm: Sau khi việc bán hàng được nhập vào, các hệ thống này sẽ tự động cập nhật hàng tồn kho và các hồ sơ khoản phải thu.

- Theo dõi các lựa chọn bán hàng: Các doanh nghiệp khác nhau được trả tiền theo những cách khác nhau. Ví dụ, cửa hàng sửa chữa hoặc dịch vụ thường để ngỏ hoá đơn cho đến khi công việc hoàn thành, vì vậy họ cần một hệ thống cho phép họ để mở việc bán hàng.

- Bảo mật: Trong bán lẻ, điều quan trọng là kiểm soát chặt chẽ hóa đơn tiền mặt để ngăn chặn thất thoát. Hầu hết các hệ thống này đều cung cấp công cụ để bạn có thể theo dõi bất kỳ vấn đề nào.

- Thuế: Nhiều hệ thống POS có thể hỗ trợ rất nhiều mức thuế suất – sẽ hữu ích khi bạn vận hành doanh nghiệp đặt hàng qua thư hoặc doanh nghiệp trực tuyến và cần phải đối phó với các loại thuế từ nhiều quốc gia khác nhau.

Mỗi doanh nghiệp là duy nhất; bạn có thể thấy rằng không hệ thống nào trong số những gì có sẵn đáp ứng được yêu cầu của bạn. Các gói POS cụ thể theo ngành đều có sẵn. Ngoài ra, một số nhà sản xuất hệ thống POS sẽ điều chỉnh phần mềm của họ theo nhu cầu của bạn. Bạn có thể liên lạc với YouSoft Việt Nam để được tư vấn và lựa chọn gói giải pháp phù hợp với nhu cầu của bạn.

(Tổng hợp từ www.entrepreneur.com)

Bạn có thể xem lại “4 yếu tố quan trọng trong quản lý hàng tồn kho (Phần 1)” tại đây.