Kinh nghiệm trong quản lý hàng tồn (P.1)

Hiểu biết và quản lý hàng tồn kho của bạn là một trong những yếu tố quan trọng nhất để kinh doanh thành công. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại không trả lời những câu hỏi cơ bản như “Sản phẩm nào bán chạy và sản phẩm nào ế hàng?” và “Hàng tồn kho thường luân chuyển như thế nào?” – đừng phạm phải lầm này. Chuyên gia đào tạo quản lý Ashok Rao tin tưởng rằng các công ty có thể gia tăng lợi nhuận của họ từ 20 đến 50% hoặc hơn nhờ vào việc quản lý hàng tồn kho cẩn thận.

Quản lý hàng tồn kho không chỉ đơn giản là mua các sản phẩm mới. Bạn phải biết mua những gì, mua khi nào và mua số lượng bao nhiêu. Bạn cũng cần phải theo dõi hàng tồn kho – cho dù bằng tay hay bằng máy tính – và sử dụng kiến thức đó để trau dồi quá trình mua hàng của bạn.

Duy trì đủ hàng tồn kho

Hàng tồn kho cơ bản của bạn nên được phân loại một cách hợp lý và cần phải đủ lớn để trang trải nhu cầu kinh doanh bình thường của doanh nghiệp. Trong quá trình khởi nghiệp, vì không có doanh số bán hàng thực tế và số liệu tồn kho từ các năm trước, bạn phải dự kiến doanh số năm đầu tiên dựa trên kế hoạch kinh doanh của mình.

Khi tính toán lượng hàng tồn kho cơ bản, bạn cũng phải tính toán cả thời gian chờ – khoảng thời gian từ lúc đặt hàng lại đến lúc nhận được sản phẩm. Ví dụ, nếu thời gian chờ của bạn là 4 tuần và một dòng sản phẩm cụ thể bán được 10 đơn vị mỗi tuần thì bạn phải đặt hàng lại trước khi mức tồn kho cơ bản giảm xuống dưới 40 đơn vị. Nếu bạn không đặt hàng lại trước khi thực sự cần đến hàng tồn kho, bạn sẽ phải chờ đợi trong 4 tuần mà không có sản phẩm.

Lượng hàng tồn kho không đủ đồng nghĩa với doanh số bán hàng bị bỏ lỡ và việc đặt hàng lại tốn kém, mất thời gian. Việc thiếu hụt nguyên liệu hoặc các thành phần quan trọng đối với quá trình sản xuất của bạn cũng đồng nghĩa với chi phí hoạt động tăng lên. Một cách để bảo vệ bạn khỏi sự thiếu hụt đó là xây dựng một mức biên an toàn cho số lượng hàng tồn kho cơ bản.

Tránh dư thừa hàng tồn kho

Tránh dư thừa hàng tồn kho là điều đặc biệt quan trọng đối với những công ty sở hữu các dòng sản phẩm theo mùa vụ, chẳng hạn như quần áo, phụ kiện nhà cửa, các mặt hàng và quà tặng ngày lễ tết. Tuy nhiên, cho dù bạn kinh doanh mặt hàng gì, dư thừa hàng tồn kho là điều cần tránh. Việc này gây tốn kém tiền bạc cho chi phí bổ sung, gia tăng món nợ đối với khoản vay để mua hàng tồn kho dư thừa, tốn kém tài sản cá nhân bổ sung vào hàng tồn kho không bán được và chi phí bảo hiểm tăng lên. Việc mua hàng tồn kho dư thừa cũng làm giảm tính thanh khoản của bạn – điều này có thể tránh được.

Khi bạn thấy mình bị hàng dư thừa tồn kho, phản ứng tự nhiên của bạn có thể sẽ là giảm giá và bán chúng một cách nhanh chóng. Mặc dù việc này giải quyết được vấn đề dư thừa hàng tồn kho, nó cũng làm giảm lợi tức đầu tư.

Một số doanh nhân chưa có kinh nghiệm phản ứng với hàng tồn kho dư thừa bằng cách thận trọng quá mức trong lần đặt hàng sau đó. Tuy nhiên, việc này lại đặt bạn vào nguy cơ thiếu hụt hàng. Để tránh tích lũy hàng tồn kho dư thừa, hãy thiết lập một mức biên an toàn thực tế và chỉ đặt hàng những gì bạn chắc chắn có thể bán được.

(Tổng hợp từ www.entrepreneur.com)

Bạn có thể xem tiếp “4 yếu tố quan trọng trong quản lý hàng tồn kho (Phần 2)” tại đây.