10 lợi ích của phần mềm quản lý kho

1. Sử dụng phân hệ quản lý đơn hàng

Có phải bạn đang sử dụng quy trình gồm việc một người ghi tay thủ công các đơn hàng của khách hàng, còn người khác nhập lại các thông tin này khi lập hóa đơn? Nếu vậy, bạn đang phải chi nhiều tiền bạc và thời gian hơn mức cần thiết để trả cho hai người cùng làm một công việc như nhau. Bạn có thể tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác cho các đơn đặt hàng bằng cách sử dụng phân hệ quản lý đơn hàng. Điều này cho phép một người nhập và lưu một đơn hàng, và sau đó đơn hàng này được chuyển thành hóa đơn khi cần. Bạn sẽ tiết kiệm được tiền bạc, giảm các lỗi do con người, cũng như làm tăng sự hài lòng của khách hàng.

2. Tự động hóa việc bán hàng theo nhiều đơn vị đo lường khác nhau

Một số khách hàng muốn tính theo thùng/hộp, một số khác lại muốn tính theo pallet, và cũng có những khách hàng lại chỉ muốn có một đơn vị tính với cùng 1 nhóm mặt hàng. Điều này có vẻ khá giống trường hợp của bạn có đúng không? Vậy bạn sẽ “khéo léo” điều chỉnh phần mềm của mình xử lý kịch bản này, hay là cuối kỳ thực hiện điều chỉnh số tồn kho? Vấn đề tốn kém này có thể giải quyết bằng cách thiết lập mỗi mặt hàng có nhiều đơn vị tính. Với cách thiết lập các đơn vị tính khi bán hàng cho từng mặt hàng, hệ thống sẽ tính toán xem tồn kho bao nhiêu ứng với đơn vị tính này, và bạn có thể dễ dàng mua, bán và theo dõi tồn kho các mặt hàng tùy theo đơn vị tính mà bạn chọn. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian, cũng như đưa thông tin chính xác nhất có bao nhiêu đơn vị hàng hóa thực sự có trong kho. Quan trọng nhất,  có thể nhanh chóng cho thông báo cho khách hàng biết là còn có bao nhiêu hàng hóa có trong kho theo đơn vị tính của khách hàng.

3. Thiết lập và sử dụng chức năng lắp ráp bộ của phần mềm thay vì phải thiếp lập thủ công

Bạn có phải ghép một số mặt hàng với nhau và bán chúng theo bộ? Hay bạn có sản xuất mặt hàng nào đó bằng cách lắp ráp từ một số phụ kiện? Bạn đã mệt mỏi với quá trình kiên nhẫn nhập từng bộ phận của cả bộ vào hệ thống kế toán? Nếu vậy, bạn có thể giảm được rất nhiều thời gian và tăng mức độ chính xác bằng sử dụng tính năng “lắp ráp bộ” của phần mềm. Với việc thiết lập mặt hàng “bộ” và nhập nó trên các đơn hàng, chương trình sẽ  tự động xuất các phụ kiện lắp rắp bộ ra khỏi kho. Điều này sẽ làm giảm thiểu được việc nhập liệu, đảm bảo sự chính xác số tồn kho và giá hàng tồn kho.

4. Xác định tồn kho thực tế thường xuyên hơn

Việc xác định được số lượng chính xác hàng tồn kho sẽ giúp tiết kiệm tiền cho công ty của bạn, và các khách hàng của bạn sẽ rất thoải mái khi có được câu trả lời nhanh chóng và chính xác về việc có những hàng hóa nào đang có sẵn trong kho. Bạn có thể thực hiện quá trình xác định tồn kho thực tế dễ dàng hơn bằng cách sử dụng hệ thống cho phép bạn tiếp tục bán hàng trong khi bạn đang kiểm kê. Các nhân viên kinh doanh sẽ hài lòng bởi vì họ có thể tiếp tục bán hàng, người quản lý kho thì rất vui vì số lượng được kiểm kê chính xác, và khách hàng thì thấy thoải mái vì nhận được thông tin chính xác một cách kịp thời.

5. Theo dõi tồn kho theo vị trí trong kho

Mặt hàng đó đang ở trong kho lưu trữ? Hay đang ở cửa hàng bán lẻ? Hoặc đang ở trên một trong các xe tải giao hàng? Nếu bạn lưu kho hàng hóa ở nhiều hơn một địa điểm, bạn có thể nhanh chóng biết chính xác chúng đang ở đâu theo từng địa điểm. Điều này dễ dàng thực hiện  bằng cách thiết lập nhiều hơn một địa điểm trên phần mềm của bạn. Nếu bạn có thể thiết lập không giới hạn các vị trí trong kho, thì thậm chí bạn có thể thiết lập (ví dụ) một chiếc xe tải giao hàng như một địa điểm thuộc kho. Thiết lập nhiều kho/địa điểm sẽ tiết kiệm thời gian tìm kiếm, và giảm thiểu thất thoát

6. Tự động hóa việc theo dõi các mặt hàng theo lô và số serial

Bạn vẫn đang theo dõi các mặt hàng theo lô và serial trên giấy hoặc trên bảng tính excel? Điều này không chỉ làm việc nhận diện những mặt hàng này trở nên mất thời gian, mà còn không có sự liên kết giữa khách hàng của bạn với những hàng hóa đó. Bạn có thể thiết lập hệ thống để có thể nắm bắt và lưu trữ các hàng hóa theo lô và theo số serial ngay từ khi nhập kho. Sau đó khi nhập các đơn đặt hàng của khách hàng, bạn có thể chọn đúng số serial hoặc lô hàng mà họ mua. Điều này, sẽ giúp công ty của bạn tiết kiệm được thời gian nhờ việc nhờ việc theo dõi các số lô và serial trên một hệ thống. Qua đó, khách hàng sẽ hài lòng hơn khi có thể nhanh chóng biết được số lô và số serial của mặt hàng mà họ đã mua. Và các thông tin về bảo hành theo dõi dễ dàng hơn.

7. Hãy để hệ thống phần mềm quản lý kho của bạn theo dõi việc tính giá cho khách hàng của bạn

Bạn có cảm thấy mệt mỏi khi cứ phải lật đi lật lại các giấy tờ để kiểm tra thông tin thanh toán của khách hàng trong thời gian qua, và chỉ mong rằng trang ở trên đầu là trang đã cập nhật đầy đủ? Bạn có thể loại bỏ sự phiền phức này bằng cách thiết lập cách tính giá cho các khách hàng ở trên phần mềm. Bằng việc thiết lập việc cách tính giá cho các khách hàng trên phần mềm, bạn sẽ đảm bảo tính chính xác tốt hơn và cũng không làm phiền lòng khách hàng của mình. Qua đó, bạn cũng sẽ tiết kiệm được thời gian cho mình và tránh những rắc rối.

8. Theo dõi lợi nhuận của các mặt hàng trong kho

Làm thế nào để cho bạn theo dõi dễ dàng mặt hàng nào có lợi nhuận cao nhất? Làm thế nào để bạn biết rằng những mặt hàng được quảng bá và bán nhiều nhất mang lại lợi nhuận cao nhất? Nhờ lên được các báo cáo về lợi nhuận (lợi nhuận gộp) của từng mặt hàng riêng lẻ, bạn có thể kiểm tra thường xuyên để chắc chắn rằng bạn đang bán đúng loại hàng hóa cần bán. Do việc truy nhập thông tin rất dễ dàng, nên bạn có thể tập trung phòng kinh doanh và phòng marketing vào việc bán và tiếp thị các mặt hàng mang lại lợi nhuận cao nhất, cho phép bạn nâng cao lợi nhuận cuối cùng.

9. Nhập đơn đặt hàng trực tiếp từ đơn hàng

Bạn đã bao giờ rơi vào trường hợp một mặt hàng đã hết, và bạn quên đặt mua hàng cho khách hàng? Bạn có thể có hệ thống nhắc nhở bạn nhập một đơn đặt hàng trực tiếp từ màn hình đơn bán hàng. Bằng cách này, bạn sẽ chắc chắn sẽ có được hàng hóa cho các đơn đặt hàng, làm cho khách hàng của bạn cảm thấy hài lòng. Bạn cũng sẽ tiết kiệm được thời gian do đạt được cả hai mục tiêu trên một lúc.

10. Biết được những mặt hàng đang có, do đó bạn có thể giữ số lượng hợp lý tồn trong trong

Bạn có bất ngờ khi bạn đã hết một loại hàng hóa? Hay nếu bạn nhận ra mình đang tồn một lượng lớn trong kho? Vậy bạn nên thiết lập hệ thống để giữ số lượng tối thiểu và tối đa cho mỗi loại hàng hóa. Bất kỳ lúc nào, cũng có thể dễ dàng lên các báo cáo hoặc chỉ ra mặt hàng nào đang tồn ở mức tối thiểu, vì thế bạn có thể đặt hàng thêm trước khi hết hàng. Bạn có thể chắc chắn rằng bạn không lãng phí không gian do tích trữ quá nhiều hàng hóa. Điều này cũng giúp hợp lý hóa quá trình đặt hàng, và tiết kiệm thời gian cho công ty.

Phí Tiến Linh dịch dựa theo Stephanie Elsen, Capterra, 23-8-2010