10 sai lầm trong kiểm kho(P.1)

Cho dù bạn là một nhà bán lẻ quần áo, hàng tạp hóa, đặc sản hay những thứ khác, bạn vẫn có mùa kiểm kê hàng tồn kho. Một tỷ lệ lớn các nhà bán lẻ thực hiện kiểm kê hàng tồn kho định kỳ hàng năm hoặc 6 tháng và thật không may là hầu hết đều nhận thấy bản thân lặp đi lặp lại những sai lầm nhỏ trong quá khứ, có thể cộng dồn lại thành hậu quả tốn kém.

Vậy những sai lầm nào thường gặp phải hàng đầu khi kiểm kê hàng tồn kho và làm thế nào để có thể tránh được chúng?

1. Chuẩn bị lưu trữ không đầy đủ

Nhìn chung, đây là sai lầm phổ biến nhất của tất cả các kho hàng, cho dù là nhà bán lẻ nào. Việc chuẩn bị cho kho hàng vượt xa sự đảm bảo rằng bạn có đủ người để kiểm kê hàng tồn kho. Một vài câu hỏi để bạn tự hỏi bản tân bao gồm: Sản phẩm có giá chính xác? Cửa hàng và giá đỡ đã được sắp xếp ổn thỏa chưa? Tất cả các sản phẩm có dễ lấy ra và dễ kiểm kê không? Đã kiểm tra mọi thứ để đảm bảo rằng không có sản phẩm nào bị khuất tầm nhìn chưa?

Một dấu hiệu khác của việc chuẩn bị không đầy đủ là không có bản đồ mặt sàn hoặc nhà kho trong đó thể hiện các phần có thể kiếm kê được và thứ tự mà chúng sẽ được tính vào. Mặc dù có vẻ cơ bản, sự chuẩn bị nhỏ nhặt này có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều giờ đau đầu khi tìm kiếm hàng hóa.

2. Chuẩn bị kiểm kê không đầy đủ

Đi cùng với việc chuẩn bị lưu trữ đầy đủ là chuẩn bị kiểm kê hàng tồn kho. Nếu nhân viên (hoặc dịch vụ thuê ngoài) chịu trách nhiệm kiểm kê hàng tồn kho không được đào tạo một cách phù hợp về những gì họ có nghĩa vụ phải kiểm kê và họ có nghĩa vụ phải kiểm kê như thế nào, việc kiểm kê hàng tồn kho của bạn sẽ gần như là không chính xác.

Một sai lầm phổ biến là đôi khi người quản lý cùng kiểm kê với nhân viên (hoặc dịch vụ thuê ngoài) với nỗ lực để có ích và hoàn thành công việc. Tuy nhiên, người quản lý cửa hàng sẽ hữu ích và hiệu quả hơn khi họ cho phép nhân viên thực hiện việc kiểm kê ban đầu và thay vì giải quyết các lỗi, họ chỉ cần xác minh kiểm kê và giảm thiểu các vấn đề khác phát sinh trong quá trình kiểm kê.

3. Thiếu xác minh kiểm kê ban đầu

Hãy đảm bảo rằng bạn có quá trình kiểm tra nhân viên phù hợp ít nhất một tiếng đồng hồ trong quá trình kiểm kê để xem xét các lỗi, nghi vấn hoặc các vấn đề có thể ảnh hưởng đến việc kiểm kê. Biện pháp phòng ngừa đơn giản này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian kiểm kê lại và tiền bạc.

4. Thiếu sự chuẩn bị cho việc tiêu hủy hàng tồn kho

Đối với những nhà bán lẻ thực hiện tiêu hủy hàng tồn kho, cần thiết lập chính xác một ngày tiêu hủy bỏ rõ ràng cho việc di chuyển hàng tồn kho. Bất kỳ tài liệu nào liên quan đến việc chuyển giao hoặc vận chuyển hàng tồn kho nên được giữ kín, giải quyết trước khi kiểm kê hàng tồn kho và sẵn sàng cho quá trình đối chiếu sau đó.

5. Không giải quyết lỗi trong quá trình kiểm kê

Các lỗi, cho dù bắt nguồn từ người kiểm kê, sản phẩm hoặc phương pháp kiểm kê, đều phải được giải quyết trước khi đưa ra kết quả cuối cùng của quá trình kiểm kê, ngay cả khi chúng có vẻ không đáng kể. Bất kỳ sự khác biệt nào trong báo cáo kiểm kê so với thực tế đều có khả năng tiêu tốn hàng triệu đồng để mua thêm hàng tồn kho, v.v…

(Tổng hợp từ www.lpinnovations.com)

Mời bạn xem tiếp “10 sai lầm thường gặp nhất khi kiểm kê hàng tồn kho (Phần 2)”.